davidtouvet.com

Magnifique, j’ai mis du temps mais j’ai réussi. Depuis plus d’un mois, mon Inbox, mais également ma tête, mon agenda, mes poches, mon bureau, bref tous ces emplacements propices à noter des choses à faire sont vides. Niente, nada, y a rien à voir, et ne repassez plus!

Eh oui, j’ai décidé d’adopter la méthode GTD (getting things done) pour gérer l’ensemble des tâches à accomplir. Et cela se révèle très performant avec ses mails…

C’est la lecture d’un document PDF sur cette méthode, très simple et bien rédigé qui m’a incité à me lancer dans l’aventure. J’ai adopté une version light dans le sens où je reste simple et je le fais sur des petits papiers (format carte de visite).

En gros c’est quoi cette méthode? Prenez votre inbox pleine à craquer et suivez la procédure suivante pour chaque mail:

• réaliser tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes
• mettre à la poubelle ce qui ne nous est pas destiné ou ce qui est insignifiant
• déléguer au maximum
• conserver ce qui doit être fait en le convertissant en action à réaliser

Prenons le cas d’un projet: “Projet XY”.

• Je crée une boîte “projet XY” dans mon client email et j’y range tous les mails relatifs à ce projet, y compris ceux que j’envoie (la boîte SENT sera vide elle aussi). Ceci dans un but d’archivage au cas où j’aimerais revenir sur un email reçu ou envoyé.
• Je note les actions à faire pour ce projet en essayant de ne pas noter “faire le projet XY” mais d’être très précis et de procéder par étape “appeler Marc pour lui demander le document Z”.
• Je note cela sur du papier en utilisant le coin gauche supérieur pour y inscrire le nom du projet à droite des mots-clés qui représentent des contextes. Dans ce cas-là, ne noterais: Projet XY | @marc @téléphone.
• Le reste du papier me sert à noter une petite phrase qui correspond à la description de la tâche.
• Ainsi, plus d’emails dans la inbox sur ce projet et plus de tâches notées je ne sais pas où que j’oublie…

Ensuite, les contextes permettent d’être extrêmement performant:

• si je travaille sur le projet XY je prends tous les papiers qui ont dans le coin gauche supérieur le nom de ce projet et je les arrange sur mon bureau en plaçant en premier les actions prioritaires
• une fois une action réalisée, quel plaisir de balancer un papier à la poubelle
• on peut distribuer des papiers à d’autres personnes, le système n’est donc pas personnel et il fonctionne avec différentes crayons, stylos, etc. il est donc multipen
• mais surtout, si je suis au téléphone avec Mireille, je trie rapidement mes papiers en cherchant ceux qui contiennent le contexte @téléphone
• ce qui fait que dès que je raccroche avec Mireille, je profite de vite appeler Marc
• et si je vois Marc, je trie et je ressort tous les contextes @marc
• on travaille ainsi plus vite et de manière transversale, puisque marc pourra apparaître dans différents projets, etc.

Lisez l’article cité ci-dessus et faites un essai! Une inbox vide vous donne un sentiment qu’on n’a plus envie de perdre!

Personnellement je ne pense pas faire le saut, mais certains y croient:

Un wiki personnel - un non sens pour les puristes - même si sur Crao Wiki -le wiki par excellence- on trouve une belle page qui présente cet usage particulier de ce type de plate-forme : Wiki Personnel.

En complément Web Worker Daily vient de publier un article intitulé 15 productives uses for a wiki.

Source

A voir, l’idée est tentante mais bon rien ne vaut un bon agenda papier et un stylo quand on n’a pas un accès constant au web. A suivre donc!

Pour tous ceux qui utilise Google Calendar, une chose qui peut manquer c’est une To Do list à porté de main.Source

Comme d’habitude dans ce genre de cas, il suffit d’ajouter un script Greasemonkey (il faut bien évidemment installer au préalable l’extension Firefox Greasemonkey).

Via Ajouter une To Do list a Google Calendar - AccessOweb, le blog

Article intéressant de Richard Thomas qui aborde la réalisation d’une tâche sous un angle nouveau puisqu’il traite de l’impact de la distraction sur la conception des IHM.

Quelques citations à retenir:

Les progrès technologiques sont à l’origine d’un nombre important d’interruptions de l’activité humaine. Ces interruptions sont pénalisantes et des efforts sont nécessaires pour récupérer la tâche en cours.

La notion de distraction, conséquence de l’interruption d’une tâche, introduit la notion plus large de l’attention.

La distraction intervient lorsque le processus attentionnel est interrompu, c’est à dire qu’un signal extérieur prévient l’utilisateur d’une autre tâche à réaliser.

Deux types d’événements peuvent interrompent l’activité principale de l’utilisateur:
* événements extrinsèques au système informatique : le téléphone, l’entrée d’une personne dans la pièce, etc.
* événements intrinsèques au système informatique : les animations, les fenêtres pop-up en ce qui concerne les sites Internet ; les messageries instantanées, les alarmes, les rappels en ce qui concerne l’ordinateur plus globalement.

Et l’auteur de donner des pistes pour améliorer tout cela:

• certaines interruptions peuvent être gérées en paramétrant son navigateur ou son système d’exploitation: maîtrise des pop-up intrusifs, consulter ses mails à certains moments de la journée, éviter de se connecter sur mille messageries instantanées à la fois, etc.
• mais pour les autres, ce n’est pas de notre ressort mais des concepteurs (d’une interface web par exemple): il faut veiller à proposer des “procédures d’assistance” comme par exemple utiliser un système d’étape, un fil d’Ariane, un enregistrement automatique des données, une mise en évidence des dernières données saisies, etc.

Bon article introductif et original pour une fois!

Mais où s’arrêtera WordPress? On est déjà heureux d’avoir sous la main un excellent outil pour gérer son blog, on peut depuis quelques temps également gérer des pages web, donc un site classique (WordPress devenant une sorte de CMS) et avec le plugin Todo List, on peut enfin commencer à gérer ses tâches. Parfait pour une équipe d’utilisateurs partageant le même WordPress ou tout simplement pour soi-même afin de gérer au mieux son blog / site. Via slippy.

This plugin adds a new tab into the ‘Manage‘ section of the Wordpress administration interface that allows you to manage a todo list. You can use this todo list to hold ideas for new posts or articles or to manage your blog. I’m sure you’ll be able to find creative uses for it.

Source

Dans le cadre du développement de l’interface “WinsContacts“, j’ai développé un script qui va à intervalles réguliers regarder dans la base de données si certains de mes contacts ont leur anniversaire. Si c’est le cas, je reçois un email. On comprend que la performance d’un tel script est lié à sa régularité. En effet, s’il n’est pas lancé chaque jour, je risque de ne pas être informé de certains anniversaires. Mais comment lancer chaque jour un tel script?

C’est là que le service en ligne gratuit Webcron entre en jeu. Ce site permet de lancer des tâches automatisés à heure fixe.

Webcron vous permettra d’effectuer des tâches à heure fixe en allant chercher une page sur votre site. Par exemple, sauvegarder votre base de données, pour cela il vous suffit de faire un script sauvegarde_base.php et dans ce script vous allez enregistrer votre base dans un fichier ensuite ajoutez une tache dans votre Webcron pour effectuer la requête http://www.domaine.com/sauvegarde_base.php

D’un point de vue technique, un “cron” (ou “demon” pour les puristes) est un programme qui tourne constamment en arrière-plan sur les systèmes Unix. Il suffit de lui soumettre un travail à faire (”job”, d’où le nom de “cron jobs”) en spécifiant une fréquence (chaque jour, chaque heure, etc.). Les premières utilisations qui viennent à l’esprit sont celles permettant la sauvegarde régulière de ses bases de données, la gestion des statistiques d’un site, la gestion des fichiers de logs, etc.

Autre site proposant le même service, mais cette fois payant: http://www.onlinecron.com.