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Dans “Le mail qui fait mal“, Adrien Ferro revient sur les résultats de l’enquête “E-mail culture 2005” réalisée par Symantec. Quelques morceaux choisis:

Et si je vous disais que 21 % des utilisateurs de mail ont des comportements addictits, consultant leurs mails dès le levé et terminant juste avant de se coucher (j’en sais quelque chose hélas).

Et si je vous disais aussi que 52 % des employés de ces grandes entreprises avouent passer 2 heures par jour et 15 % 4 heures par jour (!!!) pour la réception et l’envoi de mails, vous n’avez pas l’impression qu’il y a quelque chose qui ne va pas?

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Oui vous avez bien lu… 4 heures par jour! Et Adrien de pointer ce qui fait mal: plus il y a de mails qui transitent, plus l’information (importante) a de chances de passer à la trappe… Car envoyer un mail n’est pas un gage qu’il sera lu. D’où la technique (”absurde”) qu’il a déployée:

Je téléphone pour dire “Je t’envoie un mail”. J’envoie le mail. Je téléphone pour demander “As-tu lu le mail ? As tu vu les pièces jointes ?”.

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Personnellement, j’essaie d’utiliser le moins possible l’email car je ne pense plus que ce soit l’unique moyen de communication: blogs, plateforme pédagogique, forums, messenger, etc. La palettes des alternatives à l’email ne cesse de s’étoffer et permet d’utiliser le meilleur canal de communication pour réaliser une tâche. Mais il reste vrai qu’un nombre encore trop important de personnes ne savent pas utiliser l’email et contribuent fortement aux heures perdues à trier le bon grain de l’ivraie…

L’enquête finit bien évidemment par une série de conseils pour gérer plus efficacement les emails:

1. Choisissez bien le moment et le lieu de consultation de vos e-mails.
2. A moins que vous n’attendiez un message urgent, essayez de travailler hors connexion pour effectuer votre travail. Ne vous sentez pas forcé de répondre immédiatement à tous les e-mails reçus
3. Gérez votre boîte de réception. Archivez vos messages après les avoir consultés. Afin de réduire la volume de votre boite de réception, ne conservez que les messages nécessitant une intervention de votre part, lequels représenteront alors une liste des « choses à faire » ou « to do » liste.
4. Dans un monde reposant sur la communication électronique, l’échange verbal est de plus en plus précieux. N’utilisez les e-mails que lorsque vous ne pouvez pas vous entretenir avec votre interlocuteur
5. Pensez bien à la personne qui a réellement besoin de prendre connaissance de votre e-mail, et mettez d’autres personnes en copie si besoin est. Lorsque vous faites partie d’une liste de destinataires d’un message, réfléchissez s’il est vraiment nécessaire de répondre à l’ensemble de la liste de contacts (via l’option « répondre à tous ») ou non.

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