davidtouvet.com

Magnifique, j’ai mis du temps mais j’ai réussi. Depuis plus d’un mois, mon Inbox, mais également ma tête, mon agenda, mes poches, mon bureau, bref tous ces emplacements propices à noter des choses à faire sont vides. Niente, nada, y a rien à voir, et ne repassez plus!

Eh oui, j’ai décidé d’adopter la méthode GTD (getting things done) pour gérer l’ensemble des tâches à accomplir. Et cela se révèle très performant avec ses mails…

C’est la lecture d’un document PDF sur cette méthode, très simple et bien rédigé qui m’a incité à me lancer dans l’aventure. J’ai adopté une version light dans le sens où je reste simple et je le fais sur des petits papiers (format carte de visite).

En gros c’est quoi cette méthode? Prenez votre inbox pleine à craquer et suivez la procédure suivante pour chaque mail:

• réaliser tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes
• mettre à la poubelle ce qui ne nous est pas destiné ou ce qui est insignifiant
• déléguer au maximum
• conserver ce qui doit être fait en le convertissant en action à réaliser

Prenons le cas d’un projet: “Projet XY”.

• Je crée une boîte “projet XY” dans mon client email et j’y range tous les mails relatifs à ce projet, y compris ceux que j’envoie (la boîte SENT sera vide elle aussi). Ceci dans un but d’archivage au cas où j’aimerais revenir sur un email reçu ou envoyé.
• Je note les actions à faire pour ce projet en essayant de ne pas noter “faire le projet XY” mais d’être très précis et de procéder par étape “appeler Marc pour lui demander le document Z”.
• Je note cela sur du papier en utilisant le coin gauche supérieur pour y inscrire le nom du projet à droite des mots-clés qui représentent des contextes. Dans ce cas-là, ne noterais: Projet XY | @marc @téléphone.
• Le reste du papier me sert à noter une petite phrase qui correspond à la description de la tâche.
• Ainsi, plus d’emails dans la inbox sur ce projet et plus de tâches notées je ne sais pas où que j’oublie…

Ensuite, les contextes permettent d’être extrêmement performant:

• si je travaille sur le projet XY je prends tous les papiers qui ont dans le coin gauche supérieur le nom de ce projet et je les arrange sur mon bureau en plaçant en premier les actions prioritaires
• une fois une action réalisée, quel plaisir de balancer un papier à la poubelle
• on peut distribuer des papiers à d’autres personnes, le système n’est donc pas personnel et il fonctionne avec différentes crayons, stylos, etc. il est donc multipen
• mais surtout, si je suis au téléphone avec Mireille, je trie rapidement mes papiers en cherchant ceux qui contiennent le contexte @téléphone
• ce qui fait que dès que je raccroche avec Mireille, je profite de vite appeler Marc
• et si je vois Marc, je trie et je ressort tous les contextes @marc
• on travaille ainsi plus vite et de manière transversale, puisque marc pourra apparaître dans différents projets, etc.

Lisez l’article cité ci-dessus et faites un essai! Une inbox vide vous donne un sentiment qu’on n’a plus envie de perdre!

Gérer ses emails n’est pas une tâche facile. Eviter de surcharger sa inbox devient presque une quête quotidienne. Eric nous présente sur PresseCitron la méthode Trusted trio.

l s’agit de déterminer une bonne fois pour toutes que vos emails entrants peuvent être classés dans seulement trois catégories (d’ou trio, ok ?) et par conséquent de créer trois dossiers dans votre boîte de réception :

* Action
* Archives
* En attente

Source

Pour en savoir, une lecture est proposée: Geek to Live: Empty your inbox with the Trusted Trio

Y a de l’idée, mais je propose de faire encore plus simple (c’est clair, à condition de ne pas recevoir mille mails par jour).

• J’adopte la stratégie Gmail qui consiste à vivre avec deux boîtes: inbox contient les mails qui arrivent (ça se fait automatiquement, donc pas de boulot à faire) et All Mail qui contient l’ensemble des mails.
• Je checke mes emails à 3 moments durant la journée et cela signifie que je suis prêt à y consacrer du temps. C’est le “check constant mais je fais rien” qui engraisse la inbox.
• Si je peux répondre en moins de 5 minutes, je le fais, sinon je laisse le mail dans la inbox. Ensuite, je regarde les autres mails déjà lus pour refaire un tour. En général, j’en élimine un peu.
• Les mails que je désire garder prennent la direction All Mail et tout ceux qui n’ont pas d’importance vitale, je les tue à coup de delete. Rien de pire que de tout vouloir garder…

Bon il est vrai que si je reçois une fois plus de 200 mails par jour, je devrais sans doute différencier les mails actions de ceux en attente, mais pour le moment… je croise les doigts. D’un autre côté, je diversifie ma manière de correspondre: messenger, gtalk, un petit coup de téléphone, sms, etc.