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Magnifique, j’ai mis du temps mais j’ai réussi. Depuis plus d’un mois, mon Inbox, mais également ma tête, mon agenda, mes poches, mon bureau, bref tous ces emplacements propices à noter des choses à faire sont vides. Niente, nada, y a rien à voir, et ne repassez plus!

Eh oui, j’ai décidé d’adopter la méthode GTD (getting things done) pour gérer l’ensemble des tâches à accomplir. Et cela se révèle très performant avec ses mails…

C’est la lecture d’un document PDF sur cette méthode, très simple et bien rédigé qui m’a incité à me lancer dans l’aventure. J’ai adopté une version light dans le sens où je reste simple et je le fais sur des petits papiers (format carte de visite).

En gros c’est quoi cette méthode? Prenez votre inbox pleine à craquer et suivez la procédure suivante pour chaque mail:

• réaliser tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes
• mettre à la poubelle ce qui ne nous est pas destiné ou ce qui est insignifiant
• déléguer au maximum
• conserver ce qui doit être fait en le convertissant en action à réaliser

Prenons le cas d’un projet: “Projet XY”.

• Je crée une boîte “projet XY” dans mon client email et j’y range tous les mails relatifs à ce projet, y compris ceux que j’envoie (la boîte SENT sera vide elle aussi). Ceci dans un but d’archivage au cas où j’aimerais revenir sur un email reçu ou envoyé.
• Je note les actions à faire pour ce projet en essayant de ne pas noter “faire le projet XY” mais d’être très précis et de procéder par étape “appeler Marc pour lui demander le document Z”.
• Je note cela sur du papier en utilisant le coin gauche supérieur pour y inscrire le nom du projet à droite des mots-clés qui représentent des contextes. Dans ce cas-là, ne noterais: Projet XY | @marc @téléphone.
• Le reste du papier me sert à noter une petite phrase qui correspond à la description de la tâche.
• Ainsi, plus d’emails dans la inbox sur ce projet et plus de tâches notées je ne sais pas où que j’oublie…

Ensuite, les contextes permettent d’être extrêmement performant:

• si je travaille sur le projet XY je prends tous les papiers qui ont dans le coin gauche supérieur le nom de ce projet et je les arrange sur mon bureau en plaçant en premier les actions prioritaires
• une fois une action réalisée, quel plaisir de balancer un papier à la poubelle
• on peut distribuer des papiers à d’autres personnes, le système n’est donc pas personnel et il fonctionne avec différentes crayons, stylos, etc. il est donc multipen
• mais surtout, si je suis au téléphone avec Mireille, je trie rapidement mes papiers en cherchant ceux qui contiennent le contexte @téléphone
• ce qui fait que dès que je raccroche avec Mireille, je profite de vite appeler Marc
• et si je vois Marc, je trie et je ressort tous les contextes @marc
• on travaille ainsi plus vite et de manière transversale, puisque marc pourra apparaître dans différents projets, etc.

Lisez l’article cité ci-dessus et faites un essai! Une inbox vide vous donne un sentiment qu’on n’a plus envie de perdre!

Via Outils froids, un article de Peggy Duncan nous aidant à mieux gérer son client de messagerie: “Reduces email overload and its stress“.

L’auteur commence par dresser un constat de la situation (très juste :shock:):

Every time you open your Inbox, you see more unfinished work, more demands on your time, and more missed deadlines and broken promises.

Plusieurs actions sont proposées pour améliorer notre gestion de l’email:

Par exemple, il faut être plus organisé dans la gestion de ses documents et informations, autant sur son bureau que dans l’ordinateur. L’argument ici est que moins on est organisé, plus on aura tendance à ne pas répondre à un email parce qu’on ne sait pas où se trouve la réponse (documents, notes, numéros de téléphone, etc.). Etre bien organisé permet alors de répondre plus rapidement à ses emails et donc de les gérer plus rapidement et efficacement.

Il faut également changer ses habitudes avec l’email. L’auteur propose de définir chaque jour un ou deux moments dédiés à la gestion des emails. Chaque email ouvert doit être soit: détruit, forwardé, agendé, répondu, classé ou mis en attente. Imprimer ses emails ne doit être fait qu’en cas de nécessité, car cela ne fait qu’ajouter un papier de plus sur son bureau.

On peut aussi détourner l’usage des signatures pour en faire des textes à utiliser souvent. Imaginons que l’on doive constamment indiquer l’adresse de notre site. Eh bien, il suffit de créer une “signature” pour cela et l’insérer au sein de nos emails quand on le désire. Simple non?

Enfin des moyens pour lutter contre le spam sont mis en avant.