davidtouvet.com

Bon la vidéo est assez longue mais si vous voulez voir un exemple de sondage réalisé en direct avec Google Docs, vous en aurez pour votre argent. Trouvé sur Official Google Docs Blog.

Vous connaissez Google Docs?

• si oui, lisez ce qui suit car vous allez découvrir une nouvelle fonction du tableur de cette suite bureautique en ligne
• si non, prenez le temps de vous intéresser à ce sujet car les fonctionnalités proposées par l’ensemble des outils / services de Google Docs sont vraiment bien ficelées et permettent dans bien des cas d’accomplir beaucoup plus facilement et efficacement des tâches collaboratives

On connaissait Google Docs et son fameux tableur (le truc qui ressemble à Excel), on savait comment “partager” des documents pour y travailler à plusieurs mais là, on passe la vitesse supérieure. Depuis ce matin je n’arrête pas de tomber sur la même info, notamment grâce au commentaire d’un lecteur de ce blog, ce qui fait que je vais la bloguer pour la retenir et la proposer à ceux qui ne la connaîtrait pas encore.

Google Docs ajoute dans son tableur une possibilité de créer des formulaires en ligne avec un outil certes encore très basique (lire les critiques notamment de Nicolas sur son blog Internet, webmarketing et autres futilités) mais qui se révèle très simple à utiliser et permet rapidement de récolter une liste de réponses qui pourront être traitées “à la excel” dans Google Docs ou alors exportées pour être traitées par d’autres outils statistiques. Bref, la classe! Voici en gros comment ça fonctionne et vous trouverez des liens en fin d’article pour plus de screenshots et d’explications:

• vous ouvrez un compte Gmail pour avoir un compte Google et accéder à Google Docs (c’est la première chose à faire si vous ne l’avez pas déjà faite)
• vous créez un feuille de calcul
• dans l’onglet “partager” vous sélectionnez “inviter des personnes à remplir un formulaire”
• un outil très convivial (ceux qui ont déjà construit un formulaire comprendront…) vous permettra de construire votre formulaire en ajoutant des questions de type
  • texte
  • texte de paragraphe
  • choix multiple
  • cases à cocher
  • sélectionner dans la liste
• vous sélectionnez ensuite les personnes qui vont devoir le remplir (ces personnes ne doivent pas nécessairement avoir un compte Google, ce qui est bien pensé, non?)
• ces personnes recevront un email les invitant à répondre DIRECTEMENT dans le mail à ce formulaire ou pour les anti-format-html (si si j’en connais encore) à cliquer sur un lien pour y répondre en ligne
• on peut leur permettre de voir les réponses des autres ou non
• en ouvrant à nouveau votre feuille de calcul, vous retrouverez toutes les réponses envoyées, bien sagement rangées dans un tableau

Voici quelques liens pour en savoir plus:

• l’annonce officielle de Google: Stop sharing spreadsheets, start collecting information
• des bons tutoriels: Formulaires en ligne avec Google Documents et Créer un questionnaire en ligne sur Google Docs
• un petit widget Google à ajouter dans votre Google Home: Google Docs: forms list
• et une astuce trouvée sur cet article permettant d’intégrer un formulaire sur n’importe quelle page web (c’est tout con mais fallait y penser):

En fait pour intégrer le formulaire :
- cliquer sur le doc concerné
- cliquer sur partager en haut à droite
- acceder au formulaire en ligne
- depuis votre navigateur, afficher le code source
- là de “<”form”>” à “<”/form”>” vous avez le code du formulaire, précédé du stytle css à intégrer dans votre propre feuille.
Vous pouvez aussi modifier l’affichage à votre guise, tant que vous respecter l’architecture du formulaire.

Bref, que du bon, et c’est exactement l’outil que je recherchais pour l’intégrer à moostic car les questionnaires de Moodle (tests) restent dans une logique de notations et les champs de réponses sont nommés “solutions” ce qui n’est pas du tout adapté dans bien des cas.

Heureux hasard… alors qu’hier je mentionnais une astuce pour “Afficher ses calendriers Google dans la barre latérale de Firefox“, je tombe à l’instant en lisant le blog Google Operating System sur un mécanisme semblable pour afficher ses Google Docs. Sous la forme d’une extension Firefox cette fois-ci: Google Docs Bar.

Bien vu lulu!

Brainsfeed pointe un article très intéressant à lire pour faire le point sur l’utilisation et les différences entre suites bureautique en ligne et celles de type Ms Office: Suites bureautiques en ligne. Quel avenir? Quelques citations:

• “si ces applications ont du succès, c’est qu’elles sont “disruptives”, ce que l’on pourrait traduire par révolutionnaires, concept qu’il précise et définit ainsi : “Disruptive technologies do not destroy existing market leaders overnight. They do not get adopted by the entire market at the same time. They do not initially seem to be “better” products (in fact, in the early going, they are often distinctly “worse.”) They are not initially a viable option for mainstream users. They do not win head-to-head feature tests. Initially, they do not even seem to be a threat.”
• “Ils pourraient effectivement déloger Office en se battant non pas sur le terrain de la bureautique traditionnelle, mais en allant sur celui de la création de documents, en offrant aux auteurs des outils pour préparer leurs documents, pour les travailler avant de les mettre en forme.”

Je ne peux que être d’accord avec ces propos. Il est évident que des services comme Google Docs ne peuvent pas rivaliser avec des outils comme Ms Office. Par contre je constate que la stratégie de Google ou de ses concurrents commence à porter ses fruits: au lieu d’essayer de copier les produits Office, on découvre des usages nouveaux et des possibilités offertes par le fait que le service tourne en ligne (on peut penser à la collaboration ou à l’accès constant à ses données depuis n’importe quelle machine). Et une fois qu’on a goûté à ces manières de faire, il est difficile d’utiliser à nouveau ses anciens outils de bureautique. Outils qui restent pourtant valables pour l’édition finale: on commence en groupe (ou non) à éditer  un document en ligne avec une solution comme Google Docs puis on l’exporte en .doc par exemple pour le finaliser avec Office. Je vois donc ces services de bureautique en ligne comme des nouveaux éléments d’un puzzle bien connu. Ce sont des espaces de collaboration qui ont un sens et une utilité le temps… de la collaboration. Mais qui sait ce que nous réserve l’avenir? Car ce qui me surprend avec ces solutions en ligne, c’est la part d’innovation et d’adéquation avec les nouvelles pratiques du web que nous ne retrouvons pas dans les applications installées en local. Google est forcé de créer des ruptures et poussera Office à se renouveler.

Bonjour la provoc, non? En fait, et là je m’adresse à ceux qui manient les wiki comme ils avalent leurs Kellogg’s (pour les autres consultez le billet précédent…). Je me dis que la majorité des personnes utilisent les wiki pour travailler collaborativement sur une page. Beaucoup ignorent que la force du wiki à l’époque du HTML, FTP et d’autres cousins, était qu’on pouvait créer un site, c’est-à-dire un ensemble de pages web, sans connaître un pet de technique. Or si actuellement, la tendance est d’utiliser les wiki pour travailler sur UNE seule page, pourquoi alors ne pas utiliser des outils comme Google Docs qui le font très bien, voire même mieux, car on se retrouve plus dans un environnement traitement de texte.

Donc, ne confondons plus: possibilité de travailler à plusieurs mains sur un document ou sur un contenu (ce que permet un wiki mais pas seulement) et possibilité de créer rapidement et collaborativementun ensemble de pages web, reliées entre elles par des liens hypertextes, un site en d’autres termes (ce que permet spécifiquement un outil comme un wiki).

Ah… imaginez d’un côté un programme de gestion d’emails stockant à n’en plus finir des documents attachés et de l’autre une sorte de traitement de texte en ligne qui aimerait manger plus de caractères. Pourquoi ne pas les faire discuter ensemble et échanger quelques infos? On croit rêver et bien non, ils l’ont fait, ou plutôt Google l’a fait.

En effet, Gmail, célèbre gestionnaire d’emails en ligne et Google Docs, une sorte de Word en devenir et en ligne communiquent dorénavant pour éditer les documents textes reçus sous forme d’attachment. Bon, on n’a pas encore le bouton magique qu’on pourrait cliquer d’un coup mais une astuce bienvenue (mise à jour 2006-11-06: ça y est, le bouton magique est apparu!).

Il suffit selon Google Operating System d’aller sur la page d’upload de Google Docs et de copier l’adresse email se trouvant dans la section “Email-In Your Documents and Files”. Par la suite, il suffira de se créer un contact dans Gmail, par exemple “Google Docs” et de forwarder les emails contenant un document attaché texte pour qu’il soit pris en compte par Google Docs et donc directement éditable. Et pourquoi ne pas refiler cette adresse à certaines personnes qui pourraient nous envoyer directement des documents sur Google Docs?

Deux restrictions (pour le moment): la taille des fichiers doit être inférieure à 500ko et les feuilles de types excel ne sont pas importées. Mais connaissant l’ogre Google…