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Encore une personne excédée par les tonnes d’email reçus chaque jour :cool:. Dans son article “Tips for Mastering E-mail Overload“, Stever Robbins dresse une liste assez conséquente de conseils qu’il applique pour gérer ses emails.

Being at or near the the top of your organization, everyone wants a piece of you. So they send you e-mail. It makes you feel important. Don’t you love it? Really? Then, please take some of mine! Over 100 real e-mails come in each day. At three minutes apiece, it will take five hours just to read and respond. Let’s not even think about the messages that take six minutes of work to deal with. Shudder. I’m buried in e-mail and chances are, you’re not far behind. For whatever reason, everyone feels compelled to keep you “in the loop.”

Pour rappel, voici le sommaire des conseils dispensés:

• Use a subject line to summarize, not describe
• Give your reader full context at the start of your message
• When you copy lots of people (a heinous practice that should be used sparingly), mark out why each person should care
• Use separate messages rather than bcc (blind carbon copy)
• Make action requests clear
• Separate topics into separate e-mails … up to a point
• Combine separate points into one message
• Edit forwarded messages
• When scheduling a call or conference, include the topic in the invitation. It helps people prioritize and manage their calendar more effectively
• Make your e-mail one page or less
• Understand how people prefer to be reached, and how quickly they respond
• Check e-mail at defined times each day
• Use a paper “response list” to triage messages before you do any follow-up
• Charge people for sending you messages
• Train people to be relevant
• Answer briefly
• Send out delayed responses
• Ignore it

Via Outils froids, un article de Peggy Duncan nous aidant à mieux gérer son client de messagerie: “Reduces email overload and its stress“.

L’auteur commence par dresser un constat de la situation (très juste :shock:):

Every time you open your Inbox, you see more unfinished work, more demands on your time, and more missed deadlines and broken promises.

Plusieurs actions sont proposées pour améliorer notre gestion de l’email:

Par exemple, il faut être plus organisé dans la gestion de ses documents et informations, autant sur son bureau que dans l’ordinateur. L’argument ici est que moins on est organisé, plus on aura tendance à ne pas répondre à un email parce qu’on ne sait pas où se trouve la réponse (documents, notes, numéros de téléphone, etc.). Etre bien organisé permet alors de répondre plus rapidement à ses emails et donc de les gérer plus rapidement et efficacement.

Il faut également changer ses habitudes avec l’email. L’auteur propose de définir chaque jour un ou deux moments dédiés à la gestion des emails. Chaque email ouvert doit être soit: détruit, forwardé, agendé, répondu, classé ou mis en attente. Imprimer ses emails ne doit être fait qu’en cas de nécessité, car cela ne fait qu’ajouter un papier de plus sur son bureau.

On peut aussi détourner l’usage des signatures pour en faire des textes à utiliser souvent. Imaginons que l’on doive constamment indiquer l’adresse de notre site. Eh bien, il suffit de créer une “signature” pour cela et l’insérer au sein de nos emails quand on le désire. Simple non?

Enfin des moyens pour lutter contre le spam sont mis en avant.