davidtouvet.com

C’est très simple, il suffit de lire l’article “Le mythe de pouvoir tout lire !” présenté par Jean-François Ruiz sur son blog (je crois que c’est une traduction d’un article de Kathy Sierra) pour se sentir enfin liberé de cette folle envie…

Désolé, ceux qui ont cru en lisant le titre que j’allais leur présenter un super nouveau lecteur de fil RSS qui traduit et filtre l’ensemble du web suivant son humeur repartira un brin déçu… mais s’il prend le temps de lire l’article il repartira sans doute le coeur allégé…

Alors c’est quoi ce mythe? C’est de croire qu’on peut être à jour et qu’il vaut la peine d’essayer de l’être. Et l’auteur de nous conseiller:

• d’arrêter de se mettre de la pression car ça ne sert à rien
• de se dire que personne n’est à jour même si notre collègue donne l’impression d’avoir passé sa nuit à lire, relire, commenter et bloguer tout ce qu’il pouvait et qu’il est même pas fatigué
• de trouver quelques bon sites / blogs qui vont faire le filtrage à notre place plutôt que de s’abonner à tous les fils RSS qui parle de web 2.0 par exemple
• de supprimer tout ce qui est redondant
• de s’ouvrir à d’autres centres d’intérêt pour varier le décor
• d’arrêter de conserver pour lire plus tard (à ce propos, le fait que j’utilise beaucoup plus mon compte del.icio.us pour conserver des liens plutôt que de les bloguer les uns après les autres m’a fait gagner beaucoup de temps. Certains n’aiment pas ces liens qui viennent s’incruster dans mon blog mais perso, quel gain de temps! pour un résultat meilleur puisque del.icio.us est vraiment fait pour cela!)
• enfin, de ne surtout pas être soi-même la cause de cette surabondance d’infos à suivre (hum, j’ai du boulot à faire de mon côté…)

Voilà, ça fait du bien, ça calme et c’est mon cadeau en cette période de fête.

… à peine mon billet sur KeePass posté que Clipperz me fait de la pub pour son service en ligne. Ils savent faire de la veille ceux-là! Ca a l’air franchement pas mal et je vous encourage à aller vous faire votre idée. Perso, je ne marche pas car stocker ses mots de passe en ligne me semble encore trop peu secure.

Magnifique, j’ai mis du temps mais j’ai réussi. Depuis plus d’un mois, mon Inbox, mais également ma tête, mon agenda, mes poches, mon bureau, bref tous ces emplacements propices à noter des choses à faire sont vides. Niente, nada, y a rien à voir, et ne repassez plus!

Eh oui, j’ai décidé d’adopter la méthode GTD (getting things done) pour gérer l’ensemble des tâches à accomplir. Et cela se révèle très performant avec ses mails…

C’est la lecture d’un document PDF sur cette méthode, très simple et bien rédigé qui m’a incité à me lancer dans l’aventure. J’ai adopté une version light dans le sens où je reste simple et je le fais sur des petits papiers (format carte de visite).

En gros c’est quoi cette méthode? Prenez votre inbox pleine à craquer et suivez la procédure suivante pour chaque mail:

• réaliser tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes
• mettre à la poubelle ce qui ne nous est pas destiné ou ce qui est insignifiant
• déléguer au maximum
• conserver ce qui doit être fait en le convertissant en action à réaliser

Prenons le cas d’un projet: “Projet XY”.

• Je crée une boîte “projet XY” dans mon client email et j’y range tous les mails relatifs à ce projet, y compris ceux que j’envoie (la boîte SENT sera vide elle aussi). Ceci dans un but d’archivage au cas où j’aimerais revenir sur un email reçu ou envoyé.
• Je note les actions à faire pour ce projet en essayant de ne pas noter “faire le projet XY” mais d’être très précis et de procéder par étape “appeler Marc pour lui demander le document Z”.
• Je note cela sur du papier en utilisant le coin gauche supérieur pour y inscrire le nom du projet à droite des mots-clés qui représentent des contextes. Dans ce cas-là, ne noterais: Projet XY | @marc @téléphone.
• Le reste du papier me sert à noter une petite phrase qui correspond à la description de la tâche.
• Ainsi, plus d’emails dans la inbox sur ce projet et plus de tâches notées je ne sais pas où que j’oublie…

Ensuite, les contextes permettent d’être extrêmement performant:

• si je travaille sur le projet XY je prends tous les papiers qui ont dans le coin gauche supérieur le nom de ce projet et je les arrange sur mon bureau en plaçant en premier les actions prioritaires
• une fois une action réalisée, quel plaisir de balancer un papier à la poubelle
• on peut distribuer des papiers à d’autres personnes, le système n’est donc pas personnel et il fonctionne avec différentes crayons, stylos, etc. il est donc multipen
• mais surtout, si je suis au téléphone avec Mireille, je trie rapidement mes papiers en cherchant ceux qui contiennent le contexte @téléphone
• ce qui fait que dès que je raccroche avec Mireille, je profite de vite appeler Marc
• et si je vois Marc, je trie et je ressort tous les contextes @marc
• on travaille ainsi plus vite et de manière transversale, puisque marc pourra apparaître dans différents projets, etc.

Lisez l’article cité ci-dessus et faites un essai! Une inbox vide vous donne un sentiment qu’on n’a plus envie de perdre!

Personnellement je ne pense pas faire le saut, mais certains y croient:

Un wiki personnel - un non sens pour les puristes - même si sur Crao Wiki -le wiki par excellence- on trouve une belle page qui présente cet usage particulier de ce type de plate-forme : Wiki Personnel.

En complément Web Worker Daily vient de publier un article intitulé 15 productives uses for a wiki.

Source

A voir, l’idée est tentante mais bon rien ne vaut un bon agenda papier et un stylo quand on n’a pas un accès constant au web. A suivre donc!

Gérer ses emails n’est pas une tâche facile. Eviter de surcharger sa inbox devient presque une quête quotidienne. Eric nous présente sur PresseCitron la méthode Trusted trio.

l s’agit de déterminer une bonne fois pour toutes que vos emails entrants peuvent être classés dans seulement trois catégories (d’ou trio, ok ?) et par conséquent de créer trois dossiers dans votre boîte de réception :

* Action
* Archives
* En attente

Source

Pour en savoir, une lecture est proposée: Geek to Live: Empty your inbox with the Trusted Trio

Y a de l’idée, mais je propose de faire encore plus simple (c’est clair, à condition de ne pas recevoir mille mails par jour).

• J’adopte la stratégie Gmail qui consiste à vivre avec deux boîtes: inbox contient les mails qui arrivent (ça se fait automatiquement, donc pas de boulot à faire) et All Mail qui contient l’ensemble des mails.
• Je checke mes emails à 3 moments durant la journée et cela signifie que je suis prêt à y consacrer du temps. C’est le “check constant mais je fais rien” qui engraisse la inbox.
• Si je peux répondre en moins de 5 minutes, je le fais, sinon je laisse le mail dans la inbox. Ensuite, je regarde les autres mails déjà lus pour refaire un tour. En général, j’en élimine un peu.
• Les mails que je désire garder prennent la direction All Mail et tout ceux qui n’ont pas d’importance vitale, je les tue à coup de delete. Rien de pire que de tout vouloir garder…

Bon il est vrai que si je reçois une fois plus de 200 mails par jour, je devrais sans doute différencier les mails actions de ceux en attente, mais pour le moment… je croise les doigts. D’un autre côté, je diversifie ma manière de correspondre: messenger, gtalk, un petit coup de téléphone, sms, etc.

Dans “Le mail qui fait mal“, Adrien Ferro revient sur les résultats de l’enquête “E-mail culture 2005” réalisée par Symantec. Quelques morceaux choisis:

Et si je vous disais que 21 % des utilisateurs de mail ont des comportements addictits, consultant leurs mails dès le levé et terminant juste avant de se coucher (j’en sais quelque chose hélas).

Et si je vous disais aussi que 52 % des employés de ces grandes entreprises avouent passer 2 heures par jour et 15 % 4 heures par jour (!!!) pour la réception et l’envoi de mails, vous n’avez pas l’impression qu’il y a quelque chose qui ne va pas?

Source

Oui vous avez bien lu… 4 heures par jour! Et Adrien de pointer ce qui fait mal: plus il y a de mails qui transitent, plus l’information (importante) a de chances de passer à la trappe… Car envoyer un mail n’est pas un gage qu’il sera lu. D’où la technique (”absurde”) qu’il a déployée:

Je téléphone pour dire “Je t’envoie un mail”. J’envoie le mail. Je téléphone pour demander “As-tu lu le mail ? As tu vu les pièces jointes ?”.

Source

Personnellement, j’essaie d’utiliser le moins possible l’email car je ne pense plus que ce soit l’unique moyen de communication: blogs, plateforme pédagogique, forums, messenger, etc. La palettes des alternatives à l’email ne cesse de s’étoffer et permet d’utiliser le meilleur canal de communication pour réaliser une tâche. Mais il reste vrai qu’un nombre encore trop important de personnes ne savent pas utiliser l’email et contribuent fortement aux heures perdues à trier le bon grain de l’ivraie…

L’enquête finit bien évidemment par une série de conseils pour gérer plus efficacement les emails:

1. Choisissez bien le moment et le lieu de consultation de vos e-mails.
2. A moins que vous n’attendiez un message urgent, essayez de travailler hors connexion pour effectuer votre travail. Ne vous sentez pas forcé de répondre immédiatement à tous les e-mails reçus
3. Gérez votre boîte de réception. Archivez vos messages après les avoir consultés. Afin de réduire la volume de votre boite de réception, ne conservez que les messages nécessitant une intervention de votre part, lequels représenteront alors une liste des « choses à faire » ou « to do » liste.
4. Dans un monde reposant sur la communication électronique, l’échange verbal est de plus en plus précieux. N’utilisez les e-mails que lorsque vous ne pouvez pas vous entretenir avec votre interlocuteur
5. Pensez bien à la personne qui a réellement besoin de prendre connaissance de votre e-mail, et mettez d’autres personnes en copie si besoin est. Lorsque vous faites partie d’une liste de destinataires d’un message, réfléchissez s’il est vraiment nécessaire de répondre à l’ensemble de la liste de contacts (via l’option « répondre à tous ») ou non.

Source

Une découverte sur presse-citron: Time Tracker.

Time Tracker est un petit service tout simple et gratuit qui permet de gérer le temps assigné à des tâches définies. Vous saisissez l’intitulé d’un travail en cours, vous lancez le chrono, vous enregistrez le bazar et hop le chrono est lancé. Et si vous bossez de plusieurs postes ou lieux géographiques vous pouvez récupérer vos données et ainsi avoir un suivi du tracking du temps consacré à une tâche.

Source

Encore une personne excédée par les tonnes d’email reçus chaque jour :cool:. Dans son article “Tips for Mastering E-mail Overload“, Stever Robbins dresse une liste assez conséquente de conseils qu’il applique pour gérer ses emails.

Being at or near the the top of your organization, everyone wants a piece of you. So they send you e-mail. It makes you feel important. Don’t you love it? Really? Then, please take some of mine! Over 100 real e-mails come in each day. At three minutes apiece, it will take five hours just to read and respond. Let’s not even think about the messages that take six minutes of work to deal with. Shudder. I’m buried in e-mail and chances are, you’re not far behind. For whatever reason, everyone feels compelled to keep you “in the loop.”

Pour rappel, voici le sommaire des conseils dispensés:

• Use a subject line to summarize, not describe
• Give your reader full context at the start of your message
• When you copy lots of people (a heinous practice that should be used sparingly), mark out why each person should care
• Use separate messages rather than bcc (blind carbon copy)
• Make action requests clear
• Separate topics into separate e-mails … up to a point
• Combine separate points into one message
• Edit forwarded messages
• When scheduling a call or conference, include the topic in the invitation. It helps people prioritize and manage their calendar more effectively
• Make your e-mail one page or less
• Understand how people prefer to be reached, and how quickly they respond
• Check e-mail at defined times each day
• Use a paper “response list” to triage messages before you do any follow-up
• Charge people for sending you messages
• Train people to be relevant
• Answer briefly
• Send out delayed responses
• Ignore it