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Vous connaissez Google Docs?

• si oui, lisez ce qui suit car vous allez découvrir une nouvelle fonction du tableur de cette suite bureautique en ligne
• si non, prenez le temps de vous intéresser à ce sujet car les fonctionnalités proposées par l’ensemble des outils / services de Google Docs sont vraiment bien ficelées et permettent dans bien des cas d’accomplir beaucoup plus facilement et efficacement des tâches collaboratives

On connaissait Google Docs et son fameux tableur (le truc qui ressemble à Excel), on savait comment “partager” des documents pour y travailler à plusieurs mais là, on passe la vitesse supérieure. Depuis ce matin je n’arrête pas de tomber sur la même info, notamment grâce au commentaire d’un lecteur de ce blog, ce qui fait que je vais la bloguer pour la retenir et la proposer à ceux qui ne la connaîtrait pas encore.

Google Docs ajoute dans son tableur une possibilité de créer des formulaires en ligne avec un outil certes encore très basique (lire les critiques notamment de Nicolas sur son blog Internet, webmarketing et autres futilités) mais qui se révèle très simple à utiliser et permet rapidement de récolter une liste de réponses qui pourront être traitées “à la excel” dans Google Docs ou alors exportées pour être traitées par d’autres outils statistiques. Bref, la classe! Voici en gros comment ça fonctionne et vous trouverez des liens en fin d’article pour plus de screenshots et d’explications:

• vous ouvrez un compte Gmail pour avoir un compte Google et accéder à Google Docs (c’est la première chose à faire si vous ne l’avez pas déjà faite)
• vous créez un feuille de calcul
• dans l’onglet “partager” vous sélectionnez “inviter des personnes à remplir un formulaire”
• un outil très convivial (ceux qui ont déjà construit un formulaire comprendront…) vous permettra de construire votre formulaire en ajoutant des questions de type
  • texte
  • texte de paragraphe
  • choix multiple
  • cases à cocher
  • sélectionner dans la liste
• vous sélectionnez ensuite les personnes qui vont devoir le remplir (ces personnes ne doivent pas nécessairement avoir un compte Google, ce qui est bien pensé, non?)
• ces personnes recevront un email les invitant à répondre DIRECTEMENT dans le mail à ce formulaire ou pour les anti-format-html (si si j’en connais encore) à cliquer sur un lien pour y répondre en ligne
• on peut leur permettre de voir les réponses des autres ou non
• en ouvrant à nouveau votre feuille de calcul, vous retrouverez toutes les réponses envoyées, bien sagement rangées dans un tableau

Voici quelques liens pour en savoir plus:

• l’annonce officielle de Google: Stop sharing spreadsheets, start collecting information
• des bons tutoriels: Formulaires en ligne avec Google Documents et Créer un questionnaire en ligne sur Google Docs
• un petit widget Google à ajouter dans votre Google Home: Google Docs: forms list
• et une astuce trouvée sur cet article permettant d’intégrer un formulaire sur n’importe quelle page web (c’est tout con mais fallait y penser):

En fait pour intégrer le formulaire :
- cliquer sur le doc concerné
- cliquer sur partager en haut à droite
- acceder au formulaire en ligne
- depuis votre navigateur, afficher le code source
- là de “<”form”>” à “<”/form”>” vous avez le code du formulaire, précédé du stytle css à intégrer dans votre propre feuille.
Vous pouvez aussi modifier l’affichage à votre guise, tant que vous respecter l’architecture du formulaire.

Bref, que du bon, et c’est exactement l’outil que je recherchais pour l’intégrer à moostic car les questionnaires de Moodle (tests) restent dans une logique de notations et les champs de réponses sont nommés “solutions” ce qui n’est pas du tout adapté dans bien des cas.

Y a des astuces qui ont le pouvoir de te laisser béat d’admiration et qui te semblent si évidentes et logiques une fois lues… Je recherchais un moyen de transformer dans Excel une colonne de noms de familles en minuscules mais en gardant la première lettre en majuscule. L’explication se trouve très bien expliquée dans l’article “Comment fait-on pour mettre en majuscule toute une colonne ?“.. C’est fort non?

… avec un outil proposé par Microsoft, ce qui est assez un comble mais bon. Mais comment ça, nos documents contiennent des données cachées? On le savait mais les détails cités ci-dessous permettent de mieux saisir leur utilisation:

En effet, ces documents peuvent contenir des informations cachées mettant à mal votre vie privée : commentaires, auteur, éditeur(s) du document, résumé, notes de révisions, nom de l’utilisateur, textes supprimés, versions… autant d’informations stockées au sein du fichier .doc, .xls ou .ppt

Un employeur peu scrupuleux pourrait par exemple tenter de consulter les modifications apportées au CV d’un candidat, obtenir le temps total d’édition ou le nombre de révisions du document. Plus génant, imaginez un client recevant un devis au format Word, dont les champs cachés trahissent les modifications de prix apportées par son fournisseur, ou encore laissant apparaître des commentaires croustillants au sujet de sa proposition…

Source

L’outil en question, relevé en vol par Totem Consult, se nomme “RhdTool“. En gros, une fois installé, l’option “Remove Hidden Data” (effacer les données cachées) est disponible dans le menu Fichier des applications Office. Pour en savoir plus, on peut lire les explications plus détaillées sur l’article “Office XP/2003 : supprimer les données cachées“.