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Je ne connaissais pas cette technique et comme elle est mise en action là où je bosse, ce fut un plaisir de tomber sur deux billets du blog du service email de l’université de Fribourg qui explique très bien tout cela:

• Introduction du « greylisting » pour améliorer la lutte contre le spam
• Rejet temporaire des messages entrants à l’université. Pour quelle raison?

A la réception d’un message, le triplet « origine du message ; adresse de l’expéditeur ; adresse du destinataire » est enregistré dans une base de données. S’il s’agit d’un nouveau triplet, le message est rejeté temporairement tandis que pour les triplets connus (existants dans la base de données), le message est immédiatement accepté et délivré au destinataire après analyse par l’antivirus et l’antispam.Pour ne pas se faire repérer, les spammeurs doivent fréquemment changer de serveur et utiliser des adresses e-mail différentes, leurs messages sont donc majoritairement rejetés.

Le triplet des messages légitimes reste constant, la passerelle de messagerie retourne une erreur temporaire pour les nouveaux correspondants et accepte le message lors de la seconde tentative.

Pour une description plus détaillée, vous pouvez consulter un article en anglais ou en français de l’encyclopédie Wikipedia.

Source

Magnifique, j’ai mis du temps mais j’ai réussi. Depuis plus d’un mois, mon Inbox, mais également ma tête, mon agenda, mes poches, mon bureau, bref tous ces emplacements propices à noter des choses à faire sont vides. Niente, nada, y a rien à voir, et ne repassez plus!

Eh oui, j’ai décidé d’adopter la méthode GTD (getting things done) pour gérer l’ensemble des tâches à accomplir. Et cela se révèle très performant avec ses mails…

C’est la lecture d’un document PDF sur cette méthode, très simple et bien rédigé qui m’a incité à me lancer dans l’aventure. J’ai adopté une version light dans le sens où je reste simple et je le fais sur des petits papiers (format carte de visite).

En gros c’est quoi cette méthode? Prenez votre inbox pleine à craquer et suivez la procédure suivante pour chaque mail:

• réaliser tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes
• mettre à la poubelle ce qui ne nous est pas destiné ou ce qui est insignifiant
• déléguer au maximum
• conserver ce qui doit être fait en le convertissant en action à réaliser

Prenons le cas d’un projet: “Projet XY”.

• Je crée une boîte “projet XY” dans mon client email et j’y range tous les mails relatifs à ce projet, y compris ceux que j’envoie (la boîte SENT sera vide elle aussi). Ceci dans un but d’archivage au cas où j’aimerais revenir sur un email reçu ou envoyé.
• Je note les actions à faire pour ce projet en essayant de ne pas noter “faire le projet XY” mais d’être très précis et de procéder par étape “appeler Marc pour lui demander le document Z”.
• Je note cela sur du papier en utilisant le coin gauche supérieur pour y inscrire le nom du projet à droite des mots-clés qui représentent des contextes. Dans ce cas-là, ne noterais: Projet XY | @marc @téléphone.
• Le reste du papier me sert à noter une petite phrase qui correspond à la description de la tâche.
• Ainsi, plus d’emails dans la inbox sur ce projet et plus de tâches notées je ne sais pas où que j’oublie…

Ensuite, les contextes permettent d’être extrêmement performant:

• si je travaille sur le projet XY je prends tous les papiers qui ont dans le coin gauche supérieur le nom de ce projet et je les arrange sur mon bureau en plaçant en premier les actions prioritaires
• une fois une action réalisée, quel plaisir de balancer un papier à la poubelle
• on peut distribuer des papiers à d’autres personnes, le système n’est donc pas personnel et il fonctionne avec différentes crayons, stylos, etc. il est donc multipen
• mais surtout, si je suis au téléphone avec Mireille, je trie rapidement mes papiers en cherchant ceux qui contiennent le contexte @téléphone
• ce qui fait que dès que je raccroche avec Mireille, je profite de vite appeler Marc
• et si je vois Marc, je trie et je ressort tous les contextes @marc
• on travaille ainsi plus vite et de manière transversale, puisque marc pourra apparaître dans différents projets, etc.

Lisez l’article cité ci-dessus et faites un essai! Une inbox vide vous donne un sentiment qu’on n’a plus envie de perdre!

Y en a qui aiment se lever tôt… Le créateur de Mailplane a commencé par programmé un plugin iPhoto permettant d’envoyer par email des photos en utilisant son compte Gmail. Puis l’idée de faire carrément une application locale pour utiliser Gmail avec la même convivialité que l’application maison Mail a fait surface. Et pas que surface… si on en juge le résultat plus qu’acceptable.

• la version beta est gratuite et pas limitée dans le temps
• la version définitive coûtera quelques carottes
• à tester car cela a l’air vraiment bien fait, notamment la facilité pour attacher des documents même si j’ai déjà cité l’extension “dragdropupload” pour Firefox pour le faire en ligne

A surveiller de près donc!

Toujours utile à garder sous la main, ces extensions pour le client email Thunderbird. Bon, on ne peut toujours pas labelliser en imap mais on garde espoir. J’ai particulièrement aimé “QuickMove” et “Quote Collapse“.

Via Standblog

Gérer ses emails n’est pas une tâche facile. Eviter de surcharger sa inbox devient presque une quête quotidienne. Eric nous présente sur PresseCitron la méthode Trusted trio.

l s’agit de déterminer une bonne fois pour toutes que vos emails entrants peuvent être classés dans seulement trois catégories (d’ou trio, ok ?) et par conséquent de créer trois dossiers dans votre boîte de réception :

* Action
* Archives
* En attente

Source

Pour en savoir, une lecture est proposée: Geek to Live: Empty your inbox with the Trusted Trio

Y a de l’idée, mais je propose de faire encore plus simple (c’est clair, à condition de ne pas recevoir mille mails par jour).

• J’adopte la stratégie Gmail qui consiste à vivre avec deux boîtes: inbox contient les mails qui arrivent (ça se fait automatiquement, donc pas de boulot à faire) et All Mail qui contient l’ensemble des mails.
• Je checke mes emails à 3 moments durant la journée et cela signifie que je suis prêt à y consacrer du temps. C’est le “check constant mais je fais rien” qui engraisse la inbox.
• Si je peux répondre en moins de 5 minutes, je le fais, sinon je laisse le mail dans la inbox. Ensuite, je regarde les autres mails déjà lus pour refaire un tour. En général, j’en élimine un peu.
• Les mails que je désire garder prennent la direction All Mail et tout ceux qui n’ont pas d’importance vitale, je les tue à coup de delete. Rien de pire que de tout vouloir garder…

Bon il est vrai que si je reçois une fois plus de 200 mails par jour, je devrais sans doute différencier les mails actions de ceux en attente, mais pour le moment… je croise les doigts. D’un autre côté, je diversifie ma manière de correspondre: messenger, gtalk, un petit coup de téléphone, sms, etc.

Ce script refusait de marcher jusqu’à une réinstallation en cette belle journée pluvieuse. Du coup, je ne sais plus où j’ai lu cette info. Le script “Gmail Conversation Preview Bubbles” permet de faire un clic droit sur un mail dans sa inbox Gmail pour en obtenir rapidement un preview. Des clics de gagné c’est du temps gagné non?

Source

Bon, c’est une mesure parmi d’autres mais elle m’a permis de faire diminuer drastiquement les spams reçus sur mon compte email. Cette explication s’adresse aux personnes qui possèdent un nom de domaine et par conséquent un certain nombre d’adresses emails associées à ce nom.

Par exemple, si vous avez le nom de domaine suivant “adan.com”, vous pourrez vous créer les mails suivants:

• eve@adan.com
• brosse@adan.com
• etc.

Vous avez aussi la possibilité très pratique si les spammeurs nous laissaient tranquille et investissaient leur énergie pour des meilleures causes de définir une adresse email par défaut qui aura pour tâche de récupérer tous les mails envoyés @adan.com. Pratique quand un correspondant se trompe en écrivant votre email ou tout simplement pour être sûr de bien recevoir tout email envoyé.

On peut alors s’imaginer à quel point il est facile pour un spammeur ou plutôt pour un informe robot de générer des mails à la volée en les finissant par @adan.com. Plus besoin d’aller rechercher sur les sites des emails valides, il suffit de parier sur l’instauration d’une default address.

Commençons donc par supprimer cette fonctionnalité. Et continuons à trouver des solutions pour lutter contre ces pertes de temps.

Comment ais-je pu passer à côté de cette extension? Hyperwords permet une fois un bout de texte sélectionné sur une page web d’accéder à une sorte de menu contextuel permettant de faire un nombre impressionnant d’action comme envoyer la sélection par mail, rechercher, envoyer par email, etc. etc. Pour une démo, regardez donc la vidéo réalisée par Eric sur PresseCitron.