Opération Inbox vide!
Magnifique, j’ai mis du temps mais j’ai réussi. Depuis plus d’un mois, mon Inbox, mais également ma tête, mon agenda, mes poches, mon bureau, bref tous ces emplacements propices à noter des choses à faire sont vides. Niente, nada, y a rien à voir, et ne repassez plus!
Eh oui, j’ai décidé d’adopter la méthode GTD (getting things done) pour gérer l’ensemble des tâches à accomplir. Et cela se révèle très performant avec ses mails…
C’est la lecture d’un document PDF sur cette méthode, très simple et bien rédigé qui m’a incité à me lancer dans l’aventure. J’ai adopté une version light dans le sens où je reste simple et je le fais sur des petits papiers (format carte de visite).
En gros c’est quoi cette méthode? Prenez votre inbox pleine à craquer et suivez la procédure suivante pour chaque mail:
- réaliser tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes
- mettre à la poubelle ce qui ne nous est pas destiné ou ce qui est insignifiant
- déléguer au maximum
- conserver ce qui doit être fait en le convertissant en action à réaliser
Prenons le cas d’un projet: “Projet XY”.
- Je crée une boîte “projet XY” dans mon client email et j’y range tous les mails relatifs à ce projet, y compris ceux que j’envoie (la boîte SENT sera vide elle aussi). Ceci dans un but d’archivage au cas où j’aimerais revenir sur un email reçu ou envoyé.
- Je note les actions à faire pour ce projet en essayant de ne pas noter “faire le projet XY” mais d’être très précis et de procéder par étape “appeler Marc pour lui demander le document Z”.
- Je note cela sur du papier en utilisant le coin gauche supérieur pour y inscrire le nom du projet à droite des mots-clés qui représentent des contextes. Dans ce cas-là, ne noterais: Projet XY | @marc @téléphone.
- Le reste du papier me sert à noter une petite phrase qui correspond à la description de la tâche.
- Ainsi, plus d’emails dans la inbox sur ce projet et plus de tâches notées je ne sais pas où que j’oublie…
Ensuite, les contextes permettent d’être extrêmement performant:
- si je travaille sur le projet XY je prends tous les papiers qui ont dans le coin gauche supérieur le nom de ce projet et je les arrange sur mon bureau en plaçant en premier les actions prioritaires
- une fois une action réalisée, quel plaisir de balancer un papier à la poubelle
- on peut distribuer des papiers à d’autres personnes, le système n’est donc pas personnel
et il fonctionne avec différentes crayons, stylos, etc. il est donc multipen - mais surtout, si je suis au téléphone avec Mireille, je trie rapidement mes papiers en cherchant ceux qui contiennent le contexte @téléphone
- ce qui fait que dès que je raccroche avec Mireille, je profite de vite appeler Marc
- et si je vois Marc, je trie et je ressort tous les contextes @marc
- on travaille ainsi plus vite et de manière transversale, puisque marc pourra apparaître dans différents projets, etc.
Lisez l’article cité ci-dessus et faites un essai! Une inbox vide vous donne un sentiment qu’on n’a plus envie de perdre!
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5 commentaires pour “Opération Inbox vide!”
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8 August 2007 à 1:04
Félicitations… j’ai essayé de suivre les quelques techniques apprises dans ce même PDF mais j’ai rapidement déchanté car quand tu es freelance et que tu ne peux donc que difficilement déléguer, que tu as assez de projets pour remplir la salle où tu es de post-it et papiers en tous genre et que tu as le réflexe conditionné depuis l’enfance de faire 20 choses en même temps (et finalement, pas si mal globalement) : c’est nettement plus difficile !
9 August 2007 à 6:42
Salut MiKE,
je suis dans la même situation que toi. la salle est à 80% remplies de papiers mais cela reste néanmoins efficace. et puis tu pourrais faire le calcul quotidien suivant: si tu commences avec 15′000 papiers et que tu en fais 459, tu as le droit à une bonne bière. A moins que 200 par jour, faut rester au bureau la nuit
david
16 August 2007 à 16:52
j’ai aussi mis en place ce système… mais sans les papiers… avec une appli sur Mac et je dois avouer que je gagne un peu de temps, même si je n’arrive pas encore a m’y tenir autant que je voudrais
(
Allez Mike, un p’tit effort. Ah, c’est vrai, on ne peut pas être en vacances, se ballader partout et assure en GTD
16 August 2007 à 20:37
hello “delcroix”,
dis-moi, comment se nomme l’appli Mac que tu utilises?
merci
david
17 August 2007 à 11:04
J’utilise IGTD (http://www.igtd.pl/iGTD/) en plus, c’est gratuit