Système pour classer ses documents papier par date d’utilisation
On aime ou on aime pas, mais comme je suis un fana des classements par chronologie, j’ai bien aimé le système mis au point par Noguchi Yukion (The Noguchi Filing System) remarqué sur Totem Consult.
Tags: archivage, classement, date, documentMode d’emploi: classez chaque document, quelque soit son type (facture, note de réunion, manuel d’utilisateur, etc.), dans une enveloppe type A4 sur laquelle vous inscrivez son contenu. Rangez ensuite les enveloppes (par exemple verticalement sur une étagère) en y insérant les nouvelles du même côté (par exemple à gauche). Chaque document retiré du classement pour utilisation sera remis dans le classement comme s’il était un nouveau document (sur le côté gauche) plutôt qu’à l’endroit où il se trouvait initialement. Ainsi, après un certain temps, les documents inutilisés seront progressivement migrés vers la droite du classement. Ce système s’appuie sur l’idée que les gens retiennent plus facilement quand un document a été utilisé pour la dernière fois plutôt que où il a été classé. De plus, avec un système traditionnel de classement par sujet, quelque soit le choix des rubriques, on finit toujours par avoir des documents à classer à plusieurs endroits. Enfin, le traitement de l’archivage est simplifié: il suffit de retirer les enveloppes de la partie droite de l’étagère plutôt que de parcourir l’ensemble des dossiers !
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18 March 2006 à 15:21
Moi, j’utilise le même genre de système pour les dossier qui traine sur mon bureau.
Tout ce que je fais, tous les différents projets ont leur pochette. Et toute les pochettes sont entassés. Quand j’en utilise une, pour ajouter un compte rendu de réunion, le se retrouve dessus. Au final, les dossiers qui ne bougent pas se retrouve au fond. Et une fois de temps en temps je met les dossier du fond dans une armoire !
10 April 2006 à 13:18
C’est tres utile pour les feniants du rangement comme moi
11 December 2007 à 20:28
Si vous cherchez une solution de classement de papier simple, je vous suggère d’aller voir http://www.xamance.fr/ : Xamance, l’inventeur du classement chaotique.
Une vidéo de 2 minutes vous présente la Xambox, une boite magique (ou presque) qui vous permet de retrouver tous vos papiers sans avoir eu besoin de les classer. Si, si, c’est possible!
Le système se rapproche de l’idée de Nogushi, mais on rajoute un scanner avec reconnaissance d’écriture : on scanne les documents au fur et à mesure, ils tombent dans un bac en carton, on insère un intercalaire de temps en temps, et c’est tout!
Quant on veut retrouver un document, on fait une recherche plein texte, et on retrouve instantanément, soit une version PDF, soit l’original : “L’original est situé dans le bac numéro 3, derrière l’intercalaire bleu, c’est la 3ème feuille”!
On peut emprunter le document et le remettre ensuite sur le dessus de la pile, tout simplement…
Bien sur, c’est un peu plus cher que la méthode de Noguchi, mais c’est encore plus simple!
11 May 2008 à 13:12
Interessant, mais comment faire si on a besoins de rechercher dans les archives quelques mois plus tard ?
De plus les documents retirés sont remis dans une autre enveloppe, j’imagine qu’il faut donc le rayer de la liste des documents dans l’enveloppe d’origine.