Archivage: l’archivage des documents électroniques
L’article “Archivage électronique à valeur probante” pose bien le problème de l’archivage électronique:
L’archivage, qu’il ne faut pas confondre avec la sauvegarde, consiste à mettre en place des actions, des outils et des méthodes pour conserver à moyen et long terme des informations sélectionnées dans le but de les exploiter. Les données doivent être non seulement structurées, indexées et conservées sur des formats appropriés à la conservation et à la migration, mais il faut prévoir leur restitution et leur accessibilité dans un contexte technologique changeant.
Pourquoi se soucier de l’archivage électronique? Tout simplement parce que conservant depuis des années mes différentes productions électroniques (fichiers bureautiques, pdf, sites web, base de données, etc.), il m’est souvent arrivé d’en perdre parce qu’il m’était impossible de les ouvrir. L’archivage, ou mieux dit, la bonne manière d’archiver ses données est par conséquent un sujet qui me passionne surtout lorsque je constate comment cela se passe dans certains contextes professionnels.
Deux éléments sont intéressants à relever dans la citation précédente:
- Exploiter à moyen et / ou long terme une information signifie bien que toute information qui n’est pas structurée par un système de métadonnées ou de classement simple (quand où quoi, par exemple 2005-08-26_universite_fribourg_audit_site_nte) est une information “morte”, dans le sens où on ne la retrouvera sans doute jamais. A moins que les moteurs de recherche comme Google Desktop Search (lire mon billet à ce sujet) fasse encore des progrès. Personnellement, il me semble qu’avec la masse croissante d’informations que nous sommes amenés à traiter (des milliers de photos, documents, etc.), il sera impossible au niveau personnel de structurer à l’aide de tags ou de métadonnées nos informations. A moins d’engager quelqu’un pour cela
- Prévoir la restitution et l’accessibilité dans un contexte technologique changeant des informations est un formidable défi. Comme le mentionne bien l’auteur de l’article,
il ne faut pas réduire l’archivage électronique dans l’entreprise à l’affaire du support …ce qui pourrait nuire à la perception globale du problème
. En effet, c’est bien dans la possibilité à long terme de pouvoir constamment utiliser nos informations que réside le défi. Personnellement, j’essaie de me tourner vers des formats répandus et ouverts. Un exemple: n’ayant pu réouvrir des anciens fichiers en .doc (ce qui est abherrant, vous en conviendrez!), j’ai décidé d’en convertir un certain en bête HTML, ce qui en assure une bonne migration. Ainsi, je conserve le contenu mais perd le format (ce qui n’est pas si grave car c’est le contenu qui prime).
Source: Archivage électronique et valeur probante du document
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