Email: mieux gérer son client de messagerie
Via Outils froids, un article de Peggy Duncan nous aidant à mieux gérer son client de messagerie: “Reduces email overload and its stress“.
L’auteur commence par dresser un constat de la situation (très juste :shock:):
Every time you open your Inbox, you see more unfinished work, more demands on your time, and more missed deadlines and broken promises.
Plusieurs actions sont proposées pour améliorer notre gestion de l’email:
Par exemple, il faut être plus organisé dans la gestion de ses documents et informations, autant sur son bureau que dans l’ordinateur. L’argument ici est que moins on est organisé, plus on aura tendance à ne pas répondre à un email parce qu’on ne sait pas où se trouve la réponse (documents, notes, numéros de téléphone, etc.). Etre bien organisé permet alors de répondre plus rapidement à ses emails et donc de les gérer plus rapidement et efficacement.
Il faut également changer ses habitudes avec l’email. L’auteur propose de définir chaque jour un ou deux moments dédiés à la gestion des emails. Chaque email ouvert doit être soit: détruit, forwardé, agendé, répondu, classé ou mis en attente. Imprimer ses emails ne doit être fait qu’en cas de nécessité, car cela ne fait qu’ajouter un papier de plus sur son bureau.
On peut aussi détourner l’usage des signatures pour en faire des textes à utiliser souvent. Imaginons que l’on doive constamment indiquer l’adresse de notre site. Eh bien, il suffit de créer une “signature” pour cela et l’insérer au sein de nos emails quand on le désire. Simple non?
Enfin des moyens pour lutter contre le spam sont mis en avant.
Tags: email, gestion, gtd
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