Comment bien rédiger ses emails?
L’email est de plus en plus utilisé par les internautes comme un moyen de communication privilégié. Bien que le nombre d’emails que nous recevons et envoyons chaque jour soit plus élevé, peu de personnes savent se servir efficacement d’un tel outil car les règles élémentaires de communication par email sont encore bien souvent ignorées. Ce billet lance la discussion sur ce thème en fournissant quelques règles de bases qui, si elles sont appliquées, vous éviteront d’attirer sur vous la foudre de vos correspondants…
Bien rédiger un email, c’est tout d’abord porter son attention sur le sujet. Premièrement parce que le sujet est le premier élément qui sera lu par votre correspondant. Ensuite parce que les logiciels et autres filtres anti-spam analysent en premier lieu le sujet des emails pour déterminer la valeur d’un message. Enfin parce que lors de recherches sur les emails envoyés ou reçus, les sujets bien rédigés nous facilitent grandement la tâche. Le sujet doit donc être bien rédigé en annonçant clairement le contenu de votre email. Quelques règles de base:
- ne jamais laisser la ligne de sujet vide
- ne pas utiliser des mots inutiles et vides de sens comme “hello”, “important” ou “question”
- utiliser des mots-clefs, du plus important au plus détaillé, comme par exemple : “Mariage de Julien > Fête du soir > combien d’invités ?”
Bien rédiger un email c’est ensuite adopter la règle suivante : “un email, une idée”. Evitez donc d’envoyer un email portant sur plusieurs sujets. Si l’expéditeur gagne il est vrai du temps en procédant ainsi, le destinataire aura de la peine par la suite à retrouver une information précise puisqu’elle sera noyée dans des emails multi-sujets.
Pour bien répondre à un email, il faut veiller à n’utiliser la fonction “répondre” du logiciel de messagerie que si l’on désire répondre à un message et non pas pour envoyer un nouveau message. Il peut s’avérer en effet plus rapide de choisir un message envoyé par un correspondant dans sa liste d’emails et de cliquer sur “répondre”. On n’a ainsi pas besoin d’aller rechercher son adresse. Cette méthode (on pourrait même parler d’habitude) est à éviter car les logiciels d’email actuels permettent de classer les emails reçus par “fil de discussion” (thread). Cliquer sur “répondre” pour envoyer un message portant sur un nouveau sujet aura comme conséquence néfaste d’intégrer son email au sein d’une discussion qui ne le concerne pas.
Bien répondre à un email c’est aussi savoir se servir du message de l’expéditeur à bon escient:
- ne garder du message que les éléments qui seront en relation avec sa réponse
- répondre soit en un seul bloc (à placer avant ou après la question ou le message de l’expéditeur), soit en saucissonnant le message et en répondant point par point à son correspondant
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